فراتاب - گروه اقتصادی: نمایشگاهها در جهان صنعت و اقتصاد امروز یکی از مراکز پویا و نمایانگر توان اقتصادی و مدیریتی یک مرکز و گاه یک کشور به شمار می روند. متن پیش رو توسط جناب آقای امین امیری از متخصصین حوزه نمایشگاهی به رشته تحریر در آمده است و در آن وی کوشیده است چالش های مدیریت نمایشگاهی را مورد بررسی قرار دهد:
چالش‌های مدیریت پروژه نمایشگاهی
در یک رویداد نمایشگاهی متغیرهای زیادی وجود دارد و همین عامل باعث پیچیدگی مدیریت نمایشگاهی می‌شود. اما من در طول سالها به این نتیجه رسیدم که راهبردهای پیش‌رو و ابزارهای آنلاین باعث کارآمدی بیشتر مدیریت یک پروژه نمایشگاهی می‌شود.
بازیگران را به دقت انتخاب کنید
در فرآیند برنامه ریزی باید با نگاهی ریزبین و نقادانه جایگاه افراد مشخص شود. برای مثال در برنامه‌ریزی تقویم سالانه نمایشگاهی اول باید مشخص شود که کدام یک از افراد در اجرای بخش‌ای مختلف از قبیل فروش، گرافیک، مدیریت برند و مدیریت اجرایی حضور داشته باشند.
گام بعدی در فرآیند برنامه‌ریزی رویداد نمایشگاهی چالاک کردن تیم اجرایی با کمترین افراد ممکن است. زیرا اگر تعداد افراد گروه زیاد نباشد، هر شخص این قدرت را خواهد داشت که با اقتدار تصمیم‌گیری کند و از قدرت رهبری کافی برخوردار باشد و این موضوع باعث افزایش پیروی کارکنان نیز می‌شود.
همچنین باید در انتخاب تیم اجرایی، از افراد فرایند گرا و سخت‌کوش که بهره‌وری بالایی در گروه‌های کوچک دارند، استفاده کرد.
در این زمینه یک تجربه ناموفق دارم به‌طوریکه در یک پروژه‌ای، دپارتمانی که فقط به یک نماینده در میز مذاکره نیاز داشت، پنج نفر را درخواست کرد. از آنجایی که آن زمان تازه کار بودم، درخواست آنان را پذیرفتم. اما همان طور که بعدا روشن شد آن پنج نفر هر کدام دیدگاه های بسیار متفاوتی داشتند. بنابراین بجای داشتن یک صدا در این گروه خاص، نمایندگان من چند شخصیت متفاوت داشته که هر کدام برای سبقت گرفتن از یکدیگر با هم به مبارزه می پرداختند. و این موضوع باعث شد که به نتیجه مورد نظر در آن جلسه نرسیم. بنابراین تکرار می کنم که کمتر بودن افراد مزایای فراوانی دارد.
به طور منظم جلسات را برگزار کنید
ثبات، نقطه اتکاء مدیریت پروژه است، چرا که اعضای تیم باید بدانند که چه زمانی به آنها نیاز است و از آنها چه انتظاری می رود. هیچ چیزی مثل یک جلسه هفتگی در یک زمان و محل مشخص، خیال افراد را از این نظر راحت نمی کند. در این حالت افراد می توانند این زمان را در تقویمشان از قبل مشخص کنند و با آمادگی بیشتر در جلسات ظاهر شوند. چرا که وارد کردن یک جلسه به طور ناگهانی در برنامه روزانه وقتی زمان شما بسیار محدود است ، کار بسیار دشواری است.
اگر تیم برنامه ریزی در یک ساختمان مستقر باشند در آن صورت جمع کردن همه افراد دور هم بسیار ساده است. اما اگر امکان استقرار تیم برنامه ریزی را در یک ساختمان نداشتید، یک روش تماس از راه دور ثابت پیدا کنید تا جلساتتان را با بهره‌وری از ابزارهای فناورانه برگزار کنید. به طور مثال می توانید از ابزار های جلسات آنلاین از جمله اسکایپ یا گوتو میتینگ کمک بگیرید.
جلسات منظم را کوتاه برگزار کنید. بهتر است که به طور مداوم در دوره های کوتاه تر زمانی یکدیگر را ملاقات کنید (یک ساعت برای ما بهینه است) تا اینکه یک جلسه طولانی مدت را برگذار کنید. هر چه جلسات طولانی باشند، احتمال اینکه شرکت‌کنندگان حواسشان پرت شود،بحث را پیگیری نکنند، ایمیل شان را چک کنند، برای پاسخ دادن به تلفن شان بیرون بروند نیز بیشتر می‌شود.
به عنوان نکته آخر از برگزاری جلسات ناگهانی تا حد امکان خودداری کنید. زیرا در جلسات نمایشگاهی تصمیم ها به سرعت گرفته می شود. بنابراین وقتی بحرانی اتفاق می افتد، اعضای تیم را از قبل توسط ایمیل آگاه کنید و به آنها بگویید که با راه حل به جلسه بیایند.
دستور جلسه را ابلاغ و به آن پایبند باشید
برای اینکه جلساتتان مفید باشد، شرکت کنندگان باید آماده در جلسه شرکت کنند و سازماندهی جلسه باید به گونه‌ای باشد که جلسه براساس زمانبدیی که از قبل تعیین شده، پیش برود و از این روی برای تسهیل این تقاضا ها، به یک طرح مشخص نیاز دارید. بنابراین دستور جلسه ای یک صفحه ای بنویسید و سپس در طول جلسه به آن پایبند باشید. بهتر است که برای هر موضوع زمان مشخصی تعیین کنید تا در مسیر درست باقی بمانید. برای مثال، یک تکلیف می تواند این باشد که نهایی سازی مکان های محصولات در فلان نمایشگاه (ده دقیقه) و یا بحث و نظر خواهی روی یک تم برای برنامه یکپارچه بعدی (سی دقیقه).
نکته دیگر درباره زمان ارسال دستورجلسه به اعضا و مشارکت‌کنندگان است زیرا اگر دستور جلسه را یک یا دو روز قبل به اعضاء جلسه ارسال شود؛ در این‌صورت اطمینان کافی بابت آمادگی افراد جهت حضور در جلسه وجود دارد.
همچنین می‌توان با بهره‌گیری از ترفندهای ساده در نگارش دستورجلسه نتایج خوبی به دست آورد. برای مثال با اضافه‌کردن شمارش معکوس روزهای باقی‌مانده تا رویداد نمایشگاهی می‌توان از بسیاری از اتفاق‌های ناخوشایند و فرصت‌سوزی‌ها جلوگیری کرد.
خودتان را به ابزار آنلاین مجهز کنید
با اینکه تکنولوژی راه حل هر مشکلی نیست، اما بعضیاز ابزارهای اشتراک گذاری آنلاین می‌تواند تیم را در زمان بین جلسات متفق القول نگه دارد. پیام‌رسان‌ها به ما کمک می کنند تا اطلاعات را آنلاین به اشتراک بگذاریم. نرم‌افزارها حتی از سایر ابزارهای اینترنتی مانند ایمیل نیز کارآمدترند. شما حتی می توانید این برنامه ها را به صورتی تنظیم کنید که بقیه افراد فقط بتوانند آنها را مشاهده کنند، یا بتوانید امکان دسترسی، ویرایش و اضافه کردن فایل را به بعضی افراد خاص بدهید. یکی از این برنامه ها که شرکت من اغلب از آن استفاده می کند، اسمارت شیت است. این نرم افزار صفحه گسترده می تواند به تیم شما کمک کند تا پروژه های مختلف، خط های فروش، اطلاعات مشتری، برنامه مراسم ها، لیست کار ها و غیره را مدیریت کنند. شرکت شما می تواند برنامه را برای کل تشکیلات خریداری کند، یا می توانید برای هر عضو تیم در هر ماه ده الی پانزده دلار بپردازید.
اگر می خواهید روی اینکه چه کسی در حال انجام چه کاری هست و اینکه چه کاری به اتمام رسیده است، نظارت کنید، بهتر است از ابزار استندآپ تایم شرکت نرم افزاری ساکینت استفاده کنید. این نرم افزار نیازمند یک اشتراک ماهانه با رنج قیمت 19 الی 119 دلار است که به اعضای تیم اجازه می دهد تا اشتراک گذاری، بروزرسانی و همکاری در گزارش های روزانه شان بپردازند. شما می توانید به طور واضح ببینید که چه کسی چه کاری انجام داده است و چه کار هنوز در لیست کارهای انجام نشده قرار دارد.
اگزهیبیت فورس دات کام نیز ابزار های آنلاین برای مراسم، دارایی ها و مدیریت پروژه ارائه می کند. برنامه پراجکت ادیشن این شرکت به ساده کردن فرآیند های گردش کار و مدیریت پروژه می پردازند که شامل ویژگی های مفید ردیابی حمل و نقل، ابزار تخمین، کاتالوگ های محصولات دیجیتال، گزارش های مالی، محاسبات بازگشت سرمایه و غیره می شود. قیمت یک جواز تک در حدود 1500 دلار برای فعالسازی است و سپس هر ماه برای هر جواز 80 دلار است.
برای کمک به در ارتباط ماندن با تیم تان، تنها چیزی که نیاز دارید یک اپلیکیشن خوب برای گوشی همراهتان است. مثل بعضی اپلیکیشن ها از جمه گروپ می و واتس آپ که هر دو رایگان هستند و به اعضای تیم اجازه می دهد که پیام ها، تصاویر و ویدئو های کاری خویش را به کل گروه بفرستند.
واضح است که مدیریت پروژه کار آسانی نیست و با در نظر گرفتن شخصیت ها و نحوه ارتباطات مختلف و در تغییر هر کدام از اعضای تیم، می تواند بسیار دشوار هم بشود. اما با به‌کار گرفتن راهکارها و ابزار های آنلاین ذکر شده، این فرآیند می تواند دقیقتر سازماندهی شود و موثرتر و لذت بخش تر باشد.
نویسنده: امین امیری – کارشناس مسائل نمایشگاهی و از اعضای کادر نمایشگاه بین المللی شهرآفتاب
بازنشر این مطلب با ذکر منبع «فراتاب» بلامانع است
